Word dla zaawansowanych użytkowników
Microsoft Word to od dawna coś więcej niż tylko edytor tekstu. Użytkownik może bowiem wydobyć z niego znacznie więcej możliwości. Program oferuje zaawansowane funkcje, które na przykład podnoszą poziom współpracy i automatyzacji. Można pracować wspólnie w chmurze, tworzyć formularze oraz wykorzystywać szablony i makra, aby dokument wyglądał jak najbardziej profesjonalnie. Word oferuje zatem wiele interesujących opcji również dla zaawansowanych użytkowników. W tym artykule przeczytasz więcej o profesjonalnych formularzach, makrach, szablonach i elementach szybki wstawiania w Microsoft Word.
Microsoft Word: Współpraca w chmurze
Czasy przesyłania dokumentów tam i z powrotem w celu naniesienia poprawek już dawno minęły. Microsoft oferuje za pomocą OneDrive i SharePoint dwa sposoby przechowywania plików Word w chmurze. Oznacza to, że dokument jest przechowywany online, dzięki czemu każdy, kto ma do niego dostęp, może nad nim pracować jednocześnie – niezależnie od miejsca pobytu.
W pliku, oprócz tekstu, można również dodawać komentarze, aby jasno wskazać, gdzie powinny zostać wprowadzone zmiany. Można również ustawić opcję śledzenia zmian, które zostały dokonane podczas Twojej nieobecności online. Tekst zostanie wtedy wyświetlony w innym kolorze. Zastąpiony tekst będzie przekreślony, dzięki czemu dokładnie zobaczysz, jaka została dokonana zmiana.
Ponadto można ustawić konieczność udzielenia dostępu przed umożliwieniem komukolwiek otwarcia pliku. W ten sposób samodzielnie decydujesz, kto ma dostęp do dokumentu, a kto nie, dzięki czemu tylko, Twoim zdaniem, odpowiednie osoby będą mogły z Tobą współpracować.
Jeśli chcesz korzystać z Microsoft Word, zapoznaj się z naszymi pakietami Office.
Microsoft Word: Tworzenie profesjonalnych formularzy
W Wordzie możesz przygotować formularze do wypełnienia, w których użytkownicy mogą wypełniać tylko określone pola. Pomyśl o polach wyboru, listach rozwijanych i/lub polach tekstowych. Tworzysz więc dokument, którego inni nie mogą zmieniać, z wyjątkiem pól przeznaczonych do odpowiedzi lub wyboru opcji.
W Word można tworzyć różne rodzaje formularzy. Można utworzyć formularz z otwartymi polami odpowiedzi na imię, adres e-mail, uwagi itp. Można też przygotować formularz z listą rozwijaną, z której można wybrać produkt, datę lub lokalizację. Inną opcją jest dodanie pól wyboru, za pomocą których użytkownik może zaakceptować określone warunki, takie jak ogólne warunki handlowe lub chęć otrzymywania newslettera.
Jak stworzyć profesjonalny formularz?
Krok 1: Aktywuj kartę Deweloper
- Przejdź do „Plik” > „Opcje”.
- Kliknij „Dostosuj Wstążkę”.
- Zaznacz „Deweloper” w prawej kolumnie i kliknij „OK”.
Krok 2: Użyj elementów sterujących zawartością
Wybierz jedną z poniższych opcji:
- Lista rozwijana
- Pole tekstowe
- Wybór daty
- Pole wyboru
- Tekst sformatowany
Krok 3: Dostosuj formatowanie dla profesjonalnego wyglądu
- Wybierz profesjonalną czcionkę.
- Użyj tabel do zachowania przejrzystego układu.
Krok 4: Zabezpiecz formularz (opcjonalnie)
Chcesz, aby użytkownicy mogli tylko wypełniać pola? Wykonaj następujące kroki:
- Na karcie „Deweloper” kliknij „Ogranicz edytowanie”.
- Zaznacz „Zezwól tylko na tego rodzaju edytowanie w dokumencie”.
- Wybierz „Wypełnianie formularzy”.
- Kliknij „Tak, zastosuj ochronę” i ewentualnie ustaw hasło.
Microsoft Word: Makra
Makra w Wordzie sprawiają, że dokument staje się jeszcze bardziej zautomatyzowany. Dzięki makrom można wielokrotnie wykonywać tę samą czynność za pomocą jednego kliknięcia. Można na przykład automatycznie zastosować określony styl do tekstu, pogrubić wszystkie nagłówki danego poziomu czy wstawić nagłówki i stopki.
Pod względem struktury dokumentu można jednym kliknięciem usunąć wszystkie podwójne puste linie, automatycznie utworzyć spis treści czy skopiować i powtórzyć określone sekcje. W zakresie kontroli i czyszczenia dokumentu można łatwo usunąć wszystkie komentarze, ustawić jednolity styl tekstu i sprawdzić, czy nie ma niekompletnych akapitów, które wcześniej zostały oznaczone notatką.
To tylko kilka przykładów makr, jakie można wykorzystać w Wordzie. Program obsługuje znacznie więcej funkcji makr umożliwiających dalszą automatyzację.
Masz pewne umiejętności techniczne? W takim razie możesz samodzielnie napisać kod VBA. VBA oznacza Visual Basic for Applications i jest stosunkowo prostym językiem programowania, który daje jeszcze większą kontrolę nad automatyzacją w Wordzie.
Microsoft Word: Szablony i elementy szybki wstawiania
Szablony umożliwiają korzystanie z wcześniej przygotowanych dokumentów, w których określone elementy są już wypełnione. Pomyśl o układzie, treści i stałych fragmentach tekstu.
Przykłady szablonów to:
- Faktury
- Oferty
- Listy motywacyjne
- Protokoły spotkań
- Agendy
- Raporty
Elementy szybki wstawiania to przydatna funkcja dla użytkowników, którzy często używają tych samych fragmentów tekstu, struktur układu i/lub obrazów w różnych dokumentach. Nie trzeba ich za każdym razem przygotowywać od nowa — można je zapisać jako element szybki, a następnie szybko wstawić do dokumentu.
Przykłady elementów szybki wstawiania to:
- Tabele
- Obrazy
- Fragmenty tekstu
- Nagłówki i stopki
- Strony tytułowe i znaki wodne
Dzięki elementom szybki wstawiania oszczędzasz czas i zachowujesz spójną strukturę dokumentów, co sprawia, że wyglądają one bardziej profesjonalnie. Dodatkowo funkcja ta wspiera współpracę, ponieważ można je udostępniać, a współpracownicy mogą z nich korzystać w ten sam sposób.
Jak korzystać z elementów szybki wstawiania?
- Utwórz zawartość, którą chcesz później wykorzystać ponownie (np. akapit, tabelę lub logo).
- Zaznacz tę zawartość.
- Przejdź do „Wstawianie” > Grupa „Tekst” > „Szybkie części” > „Zapisz zaznaczenie w galerii elementów szybki wstawiania”.
- Nadaj nazwę, ewentualnie wybierz kategorię i kliknij OK.
Później możesz ponownie wstawić ten element z tego samego menu lub wpisując początkowe litery i naciskając Enter (jeśli używasz funkcji Autotekst).
Kup niedrogie licenje Microsoft Office
Szukasz tanich licencji Microsoft Office i chcesz zaoszczędzić nawet 70%? Softtrader oferuje używane licencje Microsoft w bezkonkurencyjnych cenach! Zainteresowany? Poproś o wycenę.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami!
Aby uzyskać więcej informacji na temat najlepszego oprogramowania i licencji Microsoft dla Ciebie, skontaktuj się z nami. Jesteśmy dostępni od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 17:00.