Całkowity koszt posiadania: Microsoft 365 vs lokalny pakiet Office w okresie 5 lat

Microsoft 365 kosztuje 13 € za użytkownika miesięcznie. Brzmi to przejrzyście. Jednak w ciągu pięciu lat organizacja zatrudniająca 50 pracowników zapłaci prawie 40 000 € kosztów abonamentowych, wyłącznie za aplikacje Office. Używana licencja Office 2024 Standard od Softtrader kosztuje 140 € za użytkownika jako jednorazowy wydatek. W tym artykule obliczamy całkowity koszt posiadania, czyli TCO, dla siedmiu wielkości organizacji, od 10 do 1 000 użytkowników, dwóch pakietów Microsoft 365 oraz dwóch używanych alternatyw. Kalkulacja opiera się na cenach Microsoft 365 z lipca 2026 roku, po zapowiedzianej podwyżce cen, oraz na aktualnych cenach Softtrader w momencie pisania tekstu, czyli w kwietniu 2026 roku. W tych cenach nie uwzględniono jeszcze rabatów ilościowych.

Co porównujemy?

Rzetelne porównanie TCO wymaga jasnych założeń. Porównujemy konkretnie koszty korzystania z desktopowych aplikacji Office: Word, Excel, PowerPoint i Outlook. To właśnie tę funkcjonalność oferują zarówno Microsoft 365, jak i bezterminowa licencja Office.

Microsoft 365 oferuje również usługi chmurowe, których bezterminowa licencja nie zawiera: Exchange Online do obsługi poczty e mail, OneDrive do przechowywania plików w chmurze, Teams do spotkań wideo oraz SharePoint Online do współpracy. Nie uwzględniamy tych usług w kalkulacji, ale omawiamy je w sekcji „Co oferuje Microsoft 365, czego nie oferuje lokalny Office?”. Jeśli Twoja organizacja aktywnie korzysta z tych usług chmurowych i nie może lub nie chce hostować ich samodzielnie, jest to istotny czynnik obok samej kalkulacji TCO.

Kwoty w euro dla Microsoft 365 są orientacyjne i opierają się na cennikach w dolarach amerykańskich z lipca 2026 roku, po korekcie kursowej z lutego 2026 roku. Ostateczne stawki w euro mogą się różnić w zależności od regionu i rodzaju umowy. Ceny Softtrader są aktualne na moment pisania tekstu, czyli kwiecień 2026. Przy większych wolumenach cena za licencję może być znacznie niższa.

Kalkulacja: TCO na użytkownika w okresie 5 lat

Poniżej obliczamy całkowity koszt w okresie 60 miesięcy, czyli 5 lat, na użytkownika, przy założeniu stawek Microsoft 365 obowiązujących od lipca 2026 roku.

Microsoft 365 Business Standard vs Office 2024 Standard

Microsoft 365 E3 vs Office 2024 Pro Plus

Co to oznacza dla Twojej organizacji? TCO według wielkości organizacji

Oszczędności na użytkownika stają się naprawdę widoczne dopiero wtedy, gdy pomnożysz je przez liczbę pracowników w organizacji. Poniżej przedstawiamy TCO w okresie 5 lat dla siedmiu typowych wielkości organizacji, w porównaniu z Microsoft 365 Business Standard w cenie 13 € za użytkownika miesięcznie.

A dla organizacji, które obecnie korzystają z Microsoft 365 E3, w porównaniu z Office 2024 Pro Plus za 150 € na użytkownika:

Duże wolumeny? Cena staje się jeszcze korzystniejsza. Microsoft oferuje rabaty ilościowe na subskrypcje Microsoft 365, ale również w przypadku używanych licencji cena za użytkownika znacznie spada przy większych zamówieniach. Różnice cenowe nie zostały uwzględnione w powyższych tabelach, ponieważ cena projektu zależy od różnych czynników. Softtrader regularnie realizuje projekty obejmujące 1 000, 5 000, a nawet ponad 20 000 licencji. Poproś o niezobowiązującą wycenę dla swojej konkretnej sytuacji i otrzymaj dopasowaną ofertę z rabatem ilościowym w ciągu 24 godzin.

Analiza progu opłacalności: kiedy Microsoft 365 staje się droższy?

Próg opłacalności to moment, w którym skumulowane koszty Microsoft 365 przekraczają jednorazową inwestycję w używaną licencję. Od tego momentu płacisz za Microsoft 365 więcej, niż zapłaciłbyś za licencję bezterminową.

Wniosek jest jasny: w przypadku Microsoft 365 Business Standard używana licencja staje się tańsza po mniej niż roku. W przypadku Microsoft 365 E3 już po czterech miesiącach. Pozostałe 49 do 56 miesięcy w pięcioletnim okresie to w przypadku Microsoft 365 wyłącznie koszt abonamentu, podczas gdy używana licencja została już w pełni spłacona.

Co oferuje Microsoft 365, czego nie oferuje lokalny Office?

Kalkulacja TCO porównuje koszty desktopowych aplikacji Office. Microsoft 365 zawiera jednak znacznie więcej niż same aplikacje Office. Uczciwe porównanie wymaga wskazania, co otrzymujesz w Microsoft 365, a czego nie daje licencja bezterminowa.

Microsoft 365 Business Standard obejmuje Exchange Online, czyli firmową pocztę z 50 GB przestrzeni, OneDrive z 1 TB miejsca w chmurze na użytkownika, Teams do czatu i spotkań wideo, SharePoint Online do intranetu i współpracy, a także wersje webowe i mobilne aplikacji Office. Microsoft 365 E3 zawiera dodatkowo licencje Windows Enterprise, zaawansowane narzędzia compliance oraz zarządzanie punktami końcowymi przez Intune. Więcej informacji znajdziesz w sekcji pakiety i ceny Microsoft 365.

Jeśli Twoja organizacja aktywnie korzysta z tych usług chmurowych, na przykład używa Teams jako głównego narzędzia komunikacji albo Exchange Online jako platformy pocztowej, mają one wartość, która nie została uwzględniona w kalkulacji TCO. Pytanie brzmi, czy ta wartość uzasadnia dodatkowy koszt od 640 € do 2 040 € na użytkownika w ciągu pięciu lat.

W praktyce wiele małych i średnich firm wykorzystuje tylko niewielką część funkcjonalności Microsoft 365. Jeśli korzystasz głównie z Word, Excel, PowerPoint i Outlook, a pocztę obsługujesz za pomocą własnego serwera lub oddzielnego pakietu pocztowego, to w Microsoft 365 płacisz za szeroki pakiet usług, z którego nie korzystasz. W takim przypadku bezterminowa licencja Office jest rozsądniejszym wyborem finansowym.

Kiedy lokalny Office jest lepszym wyborem?

Lokalny Office jest najlepszym wyborem, jeśli Twoja organizacja spełnia jedno lub więcej z poniższych kryteriów.

Chcesz mieć pełną kontrolę nad wrażliwymi danymi. Wraz ze wzrostem liczby wycieków danych i incydentów cyberbezpieczeństwa coraz więcej organizacji zadaje sobie pytanie, czy kluczowe informacje firmowe powinny być przechowywane w chmurze. Lokalny Office utrzymuje wszystkie dokumenty i dane w Twojej własnej infrastrukturze IT  i pod Twoją pełną kontrolą. Softtrader coraz częściej obserwuje takie podejście w instytucjach publicznych i półpublicznych, w ochronie zdrowia, kancelariach prawnych oraz firmach świadczących usługi finansowe, które pracują z danymi wrażliwymi lub poufnymi. W tych sektorach suwerenność danych to nie tylko preferencja, lecz często wymóg prawny.

Korzystasz głównie z desktopowych aplikacji Office i nie potrzebujesz usług chmurowych Microsoft 365, takich jak Teams, Exchange Online i SharePoint.

Chcesz przewidywalnych kosztów IT bez stałych abonamentów i przyszłych podwyżek cen.

Masz już własną infrastrukturę IT albo partnera IT, który nią zarządza, i nie chcesz być zależny od serwerów chmurowych Microsoft.

W każdym z tych przypadków używana licencja Office 2024 zapewnia te same aplikacje Office co Microsoft 365, bez abonamentu, bez stałych podwyżek cen i ze wsparciem Microsoft do października 2029. Więcej o różnicy między licencjami CSP a licencjami używanymi.

A co po pięciu latach?

Często pojawiający się argument brzmi: „Ale po pięciu latach trzeba znowu zainwestować w nową licencję.” To prawda. Office 2024 jest wspierany do października 2029 roku. Po tej dacie prawdopodobnie będziesz chcieć przejść na jego następcę, najpewniej Office 2027 lub nowszą wersję.

Nawet jeśli po pięciu latach ponownie zainwestujesz 150 € w używaną licencję, całkowity koszt w okresie dziesięciu lat wyniesie tylko 300 € na użytkownika. W przypadku Microsoft 365 Business Standard byłoby to 1 560 € na użytkownika w tym samym okresie, a w przypadku Microsoft 365 E3 aż 4 380 €. Oszczędność pozostaje więc trwała, nawet jeśli odnawiasz licencję wielokrotnie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy ceny Microsoft 365 w tej kalkulacji są ostateczne?

Kalkulacja opiera się na cennikach w dolarach amerykańskich z lipca 2026 roku, po zapowiedzianej podwyżce cen, przeliczonych na euro po korekcie kursowej z lutego 2026 roku. Ostateczne stawki w euro są ustalane przez Microsoft w zależności od regionu i mogą się różnić. Relacja kosztów pozostaje jednak taka sama.

Co jeśli już korzystam z Microsoft 365?

Możesz anulować subskrypcję Microsoft 365 w dowolnym momencie po zakończeniu bieżącego okresu i przejść na licencję bezterminową. Desktopowe aplikacje Office działają tak samo. Pamiętaj jednak, że po rezygnacji z Microsoft 365 utracisz dostęp do Exchange Online, OneDrive i Teams. Przed anulowaniem wykonaj kopię zapasową danych z chmury.

Czy używane licencje są legalne?

Tak. W wyroku UsedSoft, sprawa C 128/11 z 2012 roku, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej potwierdził, że bezterminowe licencje na oprogramowanie mogą być odsprzedawane na terenie Unii Europejskiej. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule Tanie licencje Microsoft: wiarygodne i legalne?

Czy mogę kupić również używane oprogramowanie serwerowe?

Tak. Oprócz Office dostępne są również Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CALs oraz inne produkty serwerowe Microsoft jako używane licencje zbiorcze od Softtrader. Korzyść TCO dotyczy wszystkich tych produktów.

Ile kosztuje używana licencja przy większych wolumenach?

Ceny podane w tym artykule, czyli 140 € za Standard i 150 € za Pro Plus, są aktualne na moment pisania. Przy większych wolumenach cena za licencję jest często jeszcze niższa. Poproś o niezobowiązującą wycenę, aby w ciągu 24 godzin dowiedzieć się, ile możesz zaoszczędzić.

Masz inne pytanie? Zobacz nasze pełne FAQ albo skontaktuj się z naszym zespołem.

Szukasz Microsoft Office bez abonamentu? Sprawdź pełną ofertę używanych licencji Microsoft Office od Softtrader i oszczędzaj nawet do 70% w porównaniu z ceną nowego oprogramowania. Otrzymaj indywidualną wycenę w ciągu 24 godzin albo zadzwoń do nas bezpośrednio pod numer +31 24 202 21 03.